Eine geeignete Tagungslocation mieten

28 Februar 2020
 Kategorien: Veranstaltungen, Blog


Gerade in den Großstädten bieten sich im Bereich Tagungslocation sehr viele Möglichkeiten. Doch worauf sollte man bei der Auswahl achten? Welche wesentlichen Unterschiede gibt es zwischen den Anbietern?

Der Preis bestimmt die Qualität

Wer eine Tagungslocation mieten möchte, hat in der Regel gewisse Ansprüche an eine solche Einrichtung. Schließlich will man seinen Gästen eine Menge bieten und dabei auch gewisse Dinge vermitteln. Eine Tagung in einer unangenehmen Atmosphäre wird bei den meisten Teilnehmern kaum in guter Erinnerung bleiben. In der Regel bestimmt der Preis die Qualität einer Tagungslocation. Je mehr man ausgibt, desto umfänglicher ist auch das Angebot. Für Tagungen werden häufig große Räume mit ausreichend Stühlen benötigt, zudem muss ausreichend Platz für die mitgebrachte Technik vorhanden sein. Was an unterstützender Technik benötigt wird, hängt letztlich sicher auch ein Stück weit von der Art der Veranstaltung ab. Ist die Veranstaltung eher frontal ausgerichtet, sodass die Teilnehmer weniger aktiv sind und eine Art Vortrag erhalten, ist vor allem auf eine gute Akustik zu achten. Gerade hintere Sitzreihen können bestimmte Dinge nicht mehr ausreichend verstehen. Aus diesem Grund werden häufig Boxen und auch Mikrofone zur Unterstützung benötigt.

Tagungslocation mieten inklusive Verpflegung

Eine Tagung erstreckt sich zumeist über viele Stunden, mitunter auch über mehrere Tage. Die Teilnehmer können jedoch in dieser Zeit nicht auf Essen und Getränke verzichten. Dies sollte der betreffende Veranstalter immer im Blick haben. Wasser und Kaffee gehören eigentlich fast schon zum guten Stil. Ohne ein entsprechendes Angebot wird man bei den Teilnehmern der Tagung wenig Begeisterung hervorrufen können. Das Angebot an Essen kann stark variieren. Fraglich ist auch die Abrechnung der Verpflegung. Hier könnten die Kosten bereits im Kartenpreis integriert werden oder jeder Gast zahlt eine zusätzliche Pauschale. Ist letzteres der Fall, sollte diese Pauschale jedoch 10 Euro nicht überschreiten. Bei zu hohen Preisen könnten einige Gäste die gesamte Tagung sonst ablehnen. Sind Restaurants in der Umgebung vorhanden, könnten diese eine zusätzliche Anlaufstelle darstellen. Allerdings darf der zusätzliche Zeitaufwand nicht unterschätzt werden. Geplante Pausen könnten sich in einigen Fällen unnötig verlängern und den gesamten Ablauf der Tagung stören.

Rabatte und Sonderaktionen nutzen

Die Preise der einzelnen Locations unterscheiden sich mitunter sehr stark. Wer gute Qualität wünscht und dennoch nicht viel Budget zur Verfügung hat, sollte unbedingt an mögliche Rabatte denken. Gerade außerhalb der üblichen Saison sind die Angebote zumeist deutlich günstiger. 50 Prozent Rabatt und mehr sind hier dann keine Seltenheit. Geld sparen kann man auch, indem man die üblichen Zentren der Stadt verlässt und beispielsweise bei der Bischoffs Haus am See GmbH & Co. KG eine Tagungslocation mietet. Außerhalb des Trubels der Stadtmitte lassen sich oft deutlich günstigere Angebote finden. Hier sollte jedoch auf eine gute Verkehrsanbindung geachtet werden.


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