Weltbewegende Dinge werden meist in weiß getünchten Räumen mit vielen Tischen und Stühlen geschmiedet. Damit ist der Tagungsraum nicht nur ein Ort des bloßen Zuhörens, sondern auch ein Ort der Begegnung. In ihm können sich Menschen, die sich für dasselbe Thema interessieren, einander näherkommen und neue Beziehungen knüpfen. 

Hohe Funktionalität

Ein Hotel mitten im Grünen oder das zentral gelegene Kongresszentrum in der Großstadtmetropole - überall befinden sich Räumlichkeiten, in denen man Tagungen abhalten kann. Je nach Anlass der Veranstaltung ist es wichtig, dass der Ort der Zusammenkunft gut und schnell für alle Teilnehmer zu erreichen ist, wenn beispielsweise Unternehmensvorstände mit ihren Aktionären die Konzernbilanzen des vergangenen Jahres besprechen wollen. In einem anderen Fall möchte der Organisator ein ruhiges und stressfreies Ambiente in einem kleinen Landhotel schaffen, damit sich eine geringe Anzahl von Besuchern über ein wichtiges Thema informieren und sich dabei völlig darauf konzentrieren kann. Des Weiteren mieten auch viele Dachverbände der Wirtschaft Tagungsräume an, wo ein interessiertes Fachpublikum die Möglichkeit hat, Vorträge von nationalen und internationalen Experten, beispielsweise zum Thema Forschung, zu besuchen und sich über deren Fortschritte weiterzubilden.   

So beeinflusst der Anlass der jeweiligen Sitzungen auch die Größe der Räumlichkeiten und auch deren Einrichtung. Trotzdem gibt es auch hier Unterschiede, die sich meist nach den Notwendigkeiten der Veranstaltungen richtet. So braucht eine Jahrestagung mindestens einen Projektor mit einer PowerPoint -Präsentation, die auf einer großen Leinwand zu sehen ist, damit viele Teilnehmer den Ausführungen des Vortragsredners folgen können, während die Veranstaltung im Landhotel nur mit einer Tafel oder einem Tageslichtprojektor auskommt, um einen kleinen Kreis von Besuchern zu informieren. 

Ein weiterer Aspekt ist die kulinarische Verpflegung der Teilnehmer. Diese richtet sich überwiegend nach der Dauer der Veranstaltung. Bei einer Tagung, die nur für wenige Stunden abgehalten wird, können sich die Besucher meistens über ein üppiges Buffet oder über eine reichhaltige Mittagskarte in der Pause freuen. Geht die Konferenz über mehrere Tage, so bekommen die Anwesenden ein Hotelzimmer mit Frühstück angeboten. In manchen Fällen müssen sich die Gäste ihr Mittagessen und/oder ihr Abendessen allerdings selbst organisieren. Diese Einzelheiten lassen sich aber ganz leicht beim Veranstalter vorher erfragen.

Während einer Tagung oder eines Kongresses werden jedoch nicht nur Vorträge oder Wahlen abgehalten, sondern die Teilnehmer haben auch die Möglichkeit im Rahmen von Arbeitsgruppen, Gesprächskreisen oder Forumsdiskussionen sich über neue Gesichtspunkte in der Forschung oder in der Entwicklung der Wirtschaft auszutauschen. So erhält jeder Besucher die Chance, seine Meinung in einem geschützten Umfeld zu äußern. Bei dieser Gelegenheit können auch neue Kundenkontakte und wirtschaftliche Beziehungen entstehen.  

Attraktives Zusatzprogramm

Wenn sich der Tagungsraum in der Nähe eines historischen Stadtkerns oder eines Naturdenkmals befindet, oder zum Beispiel in der Schloss Herrenhausen Veranstaltungs- und Betriebs GmbH, wird das mehrtägige Programm der Veranstaltung vielfach um das Angebot von Fachexkursionen erweitert, die den Besuchern die Umgebung des Tagungsortes näher bringen sollen. Überdies lässt sich der Abend auch bei einem gemütlichen Umtrunk in der Bar oder im Weinlokal gleich um die Ecke beenden.